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高陽町から発信しています。

2009年12月 | ARCHIVE-SELECT | 2010年02月

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ご褒美とお詫びと



昨日は娘の参観日で音楽発表会だった。
家でも毎日リコーダーの練習をしていて
私が見に来るのを楽しみにしていたのに・・・

私は研修で行けませんでした(TДT)

ブログ友達の記事で発表会の様子を少し見ることができたけど
とても感動的だったようです。

『母さんが行けなくても頑張ったからご褒美にケーキ買うね』と
約束していたのでひとつは娘に。

息子の習字用の筆を私が捨ててしまったようで息子へのお詫びにひとつ。
でも「死ね」って言われた(´;ω;`)

もうひとつは私の記念日として。

ケーキ屋に行く前は『二つしか買わない!』って決めてたのに
見るとつい。。。。。。
意志が弱いわたし。

体操してから寝よっと。


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| ebiko | 22:24 | comments:4 | trackbacks(-) | TOP↑

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書類の電子化

昨日の内務スタッフミーティングでは、保険代理店に勤務する女性スタッフが集まり情報交換をした。

その中で、いち早く書類を電子化しスキャナで保存している代理店さんの話に全員が注目。
契約申込書の控から車検証、運転免許証のコピーやその他確認資料、自賠責証明書の代理店控、事故報告書等、顧客管理表もデータ化にしてスタッフ全員が見れるようになっているとのこと。
しかしそれなりにコストもかかっているらしい。

昨年から自動車保険の契約締結が電子化され申込書がペーパーレスになったとはいえ、代理店控はやっぱり紙で保管している。
数年分保管した後、古い書類を差し替えたり処分する労力も結構大変。
ヤ○ト運輸の機密書類溶解処理サービスを利用しているところもあった。

事務所のコピー機は複合機でスキャンもできるので早速活用。
スキャン保存することでペーパーレスになると同時に、コピー機のカウンター料金の節約にもなる。
紙の節約のため両面コピーはよく使うけど、スキャナはブログ用の写真でしか活用していなかった。
確かこの複合機を導入した時にコスト削減になることを聞いていたハズだけど、メモリ容量の問題もあるからすぐに取り入れることが無かった。
この業界に限らず、活用している会社は多いのでしょうか。



たちまち申込書や変更届出書を郵送する際の控えから使ってみた。

スキャン→PDFで共有フォルダに保存。
オンライン作成印刷PDF(代理店控)→そのままフォルダに保存。
どちらも印刷しない。


今後保存するファイルが増えてくると問題なのが、HDD容量とバックアップ。
自動でバックアップしてくれるやつがいいなー。
フォルダ・ファイルの整理も必要だ。
情報収集しながらコツコツとやりますか。


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