i f ナイター中継

高陽町から発信しています。

PREV | PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

スポンサーサイト

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。

| スポンサー広告 | --:-- | comments(-) | trackbacks(-) | TOP↑

≫ EDIT

書類の電子化

昨日の内務スタッフミーティングでは、保険代理店に勤務する女性スタッフが集まり情報交換をした。

その中で、いち早く書類を電子化しスキャナで保存している代理店さんの話に全員が注目。
契約申込書の控から車検証、運転免許証のコピーやその他確認資料、自賠責証明書の代理店控、事故報告書等、顧客管理表もデータ化にしてスタッフ全員が見れるようになっているとのこと。
しかしそれなりにコストもかかっているらしい。

昨年から自動車保険の契約締結が電子化され申込書がペーパーレスになったとはいえ、代理店控はやっぱり紙で保管している。
数年分保管した後、古い書類を差し替えたり処分する労力も結構大変。
ヤ○ト運輸の機密書類溶解処理サービスを利用しているところもあった。

事務所のコピー機は複合機でスキャンもできるので早速活用。
スキャン保存することでペーパーレスになると同時に、コピー機のカウンター料金の節約にもなる。
紙の節約のため両面コピーはよく使うけど、スキャナはブログ用の写真でしか活用していなかった。
確かこの複合機を導入した時にコスト削減になることを聞いていたハズだけど、メモリ容量の問題もあるからすぐに取り入れることが無かった。
この業界に限らず、活用している会社は多いのでしょうか。



たちまち申込書や変更届出書を郵送する際の控えから使ってみた。

スキャン→PDFで共有フォルダに保存。
オンライン作成印刷PDF(代理店控)→そのままフォルダに保存。
どちらも印刷しない。


今後保存するファイルが増えてくると問題なのが、HDD容量とバックアップ。
自動でバックアップしてくれるやつがいいなー。
フォルダ・ファイルの整理も必要だ。
情報収集しながらコツコツとやりますか。


↓応援ありがとう

広島ブログ

| お仕事 | 15:00 | comments:2 | trackbacks(-) | TOP↑

COMMENT

非常に興味あります。
うちも古い書類は溶解処理してます。

だけどなんだか紙ベースじゃないと不安
だったりもしますね。
コストの問題もあるし。

私もいろいろ勉強してみます。

| りょう母 | 2010/01/21 15:25 | URL |

りょう母さんへ

御社も溶解処理されてるんですね。

私も紙で確認することが多いから、無くすことはできない。

電子計上の提出不要分は印刷せずにPDFを保存して
3ヵ月後に削除することにしましたよ!
中断証明の管理は電子化でもいいかなぁと考えています。

| ebiko | 2010/01/21 16:50 | URL | ≫ EDIT















非公開コメント

PREV | PAGE-SELECT | NEXT

上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。